Больше года в Восточно-Казахстанском государственном техническом университете им.Д.Серикбаева ведет свою работу Центр обслуживания студентов (ЦОС). Около 3 тысяч студентов за этот период воспользовались услугами внутри вуза по принципу «одного окна».

Цель создания ЦОС - оказание сервисных услуг на основе клиенто-ориентированного подхода, а также качественное и быстрое обслуживание обучающихся по принципу одного окна. Это обеспечивает своевременное оказание услуг и информационной поддержки студентам, в том числе в режиме on-line в рамках «Smart-Университета». Это стало возможным благодаря тому, что многие функции университета полностью переведены в цифровой формат. 90% всей бумажной рутины университета уже переведены в «цифру». Произошло расширение электронного документооборота, все заявления, служебные записки, распоряжения, приказы, положения, повестки совещаний подаются и согласуются только электроном формате. В этом году все ИТ-сервисы университета реализованы по принципу «одного окна». У каждого студента есть мобильная версия приложения «Личный кабинет студента». Студенту доступно в мобильной версии расписание, успеваемость, все новости университета, информация о переносе занятий и т.д. По праву проект смело можно назвать инновационным, так как система «Smart-Университета» разработана и внедрена силами специалистов ВКГТУ.

Таким образом механизм работы ЦОС упрощает систему обращения, не нужно стоять в очереди - достаточно оформить заявку on-line через личный кабинет и прийти уже за готовым результатом. На согласование и подпись заявлений уходит не больше одного дня. Благодаря цифровизации процесса отпадает необходимость в содержании целого штата сотрудников - весь объем работы центра осуществляет один человек! К тому же, система исключает вероятность ошибок и неточностей. Эффективность процесса доказана практикой - в течение месяца ЦОС в среднем способен обслужить около тысячи человек, в день около 250.

Набор услуг, которые оказываются ЦОС включает в себя прием и регистрацию заявлений (перевод, восстановление, предоставление/выход из академического отпуска, смена персональных данных); выдачу справок об обучении - для предъявления в ГЦВП, военкомат, другие организации (подача заявки доступна в on-line через личный кабинет студента); выдачу транскриптов (подача заявки доступна в on-line также через кабинет); прием заявлений на выдачу академических справок; прием заявлений на предоставление общежития (подача доступна в on-line). Для оказания отдельных услуг через личный кабинет создан on-line сервис для подачи заявлений и информирования обучающихся о ее выполнении. Желающие принять участие в программе внутренней и внешней академической мобильности, также могут подать заявление в on-line режиме. Также через ЦОС можно отправить заявку на проверку выпускной работы на плагиат.

Индира Каисарьянова студента 3 курса Школы бизнеса и предпринимательства несколько раз пользовалась услугами ЦОС ВКГТУ.

-Мне пару раз нужна была справка об обучении и я без очереди, без потери времени смогла ее получить. Очень удобно, что услуги могут осуществляться on-line, экономия времени и быстрый результат то, что нужно! Пользуясь случаем хотела бы поблагодарить родной университет за внедрение полезных и удобных направлений. Я теперь всем своим однокурсникам рекомендую пользоваться при необходимости услугами Центра.

За весь период работы за справками по месту требования в ЦОС обратились около 3 тысяч человек, более тысячи человек получили справки об обучении (в ГЦВП), транскрипты заказали более ста человек. Около 50 человек через ЦОС оформили академический отпуск, более 70 подали заявление на восстановление.
При этом ВКГТУ стремится всегда совершенствовать свою деятельность по работе с обучающимися. По словам и.о. проректора по методической работе Жадыры Конурбаевой, университет всегда внимательно относится к социальным инициативам, и ЦОС является одним из направлений по реализации Послания Президента в вопросе создания комфортных условий, в том числе для обучения. В планах ВКГТУ есть расширение предоставляемых услуг, к примеру, рассматривается вопрос о подаче заявлений на вакантные гранты, на запись к врачу в вузовский медицинский центр, а также возможность организовать подачу заявлений на возврат денежных средств. И.о проректора подчеркнула, что каждый, у кого есть идеи и предложения по улучшению сервиса может обратиться с предложениями по адресу: Серикбаева 19, главный корпус, ЦОС (Г1-237).

Пресс-служба ВКГТУ при поддержке управления по академической деятельности